تقوم أجهزة قراءة بطاقات القرب بإرسال إشارة تردد راديو منخفضة وثابتة بشكل مستمر، لتوفير الطاقة للبطاقة. وعند تقريب البطاقة من القارئ لمسافة معينة، تقوم هذه الإشارة بالتفاعل مع ملف صغير داخل البطاقة، ليعمل على تزويد الرقاقة الإلكترونية بالطاقة، والتي تحتوي على كود تعريف فريد.
وبمجرد تنشيطها، ترسل البطاقة هذا الكود إلى القارئ. وتتم العملية كاملة في أجزاء من الثانية.

التميز الأكبر لتقنية بطاقات القرب مقارنة بالتقنيات الأخرى يكمن في بساطتها؛ فهي لا تحتوي على أجزاء متحركة، ولا تتعرض لاستهلاك ميكانيكي، كما لا توجد بها فتحات أو رؤوس قراءة تحتاج إلى صيانة. ويمكن إخفاء القارئ داخل الجدران أو في حاويات خاصة، وحتى عند تركيبه على السطح فإنه أقل عرضة للتلاعب لأنه لا يمتلك أي فتحة يمكن تعطيلها.

تتميز بطاقات القرب بأنها آمنة للغاية ومن شبه المستحيل نسخها أو استنساخها. كما أنها أقل عرضة للتلف أو الفقدان، مما يقلل من تكاليف استبدال البطاقات على المدى الطويل.

تعتمد مسافة القراءة بشكل أساسي على نوع القارئ. فكلما زادت المسافة المطلوبة، احتاج القارئ إلى هوائي أكبر، وبالتالي يزداد حجم الجهاز. ويتم تحديد مسافة القراءة عادة باستخدام بطاقات قياسية؛ أما البطاقات الأصغر حجمًا أو التي تحتوي على ملف أصغر – مثل بطاقات الهوية الرفيعة أو ميداليات المفاتيح – فقد تقلل مسافة القراءة بما يصل إلى 40%.

وتتوفر مجموعة واسعة من قارئات بطاقات القرب المصممة لبيئات مختلفة، بما في ذلك موديلات مقاومة للتخريب، وأخرى صغيرة مخصصة للديكور، إضافةً إلى وحدات تجمع بين القارئ ولوحة مفاتيح في جهاز واحد.